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Änderungen im sozialversicherungsrechtlichen Meldeverfahren zum Jahreswechsel 2015/2016

Zum 1. Januar 2016 ändert sich manches im Bereich des Beitrags- und Meldeverfahrens einige Änderungen treten in Kraft. Der folgende Beitrag informiert Arbeitgeber über die wichtigsten Neuerungen.

Bestandsprüfungen im Arbeitgebermeldeverfahren

Die gesetzlichen Krankenkassen müssen als Einzugsstellen dafür sorgen, dass die von Arbeitgebern gemeldeten Daten vollständig und richtig sind. Sie müssen die Daten innerhalb von drei Arbeitstagen an die weiteren Adressen der Meldeinhalte – zum Beispiel Rentenversicherungsträger, Unfallversicherung oder Arbeitsagentur – weiterleiten.

Meldungen, die der Arbeitgeber im elektronischen Verfahren abgeben muss, werden ab 1. Januar 2016 automatisch inhaltlich geprüft. Stimmt eine Meldung nicht mit den Bestandsdaten des Trägers überein, wird die ursprüngliche Meldung an den Arbeitgeber zurückgewiesen. Diese Neuerung resultiert aus dem „Optimierten Meldeverfahren in der sozialen Sicherung“.

Wichtig | Ab 1. Januar 2016 muss der Verursacher selbst, also der Arbeitgeber oder das beauftragte Steuerbüro, abgewiesene Meldungen aufklären und neu übermittlen. Bislang haben oftmals die Krankenkassen unklare Meldungen direkt korrigiert. Dadurch konnten Abweichungen zwischen den Daten in der Lohnsoftware und bei den Sozialversicherungsträgern entstehen. Der Eingriff durch Dritte soll künftig vermieden werden.

Gesondertes Meldeverfahren zur Unfallversicherung

Arbeitgeber müssen Entgeltmeldungen zur Sozialversicherung – wie vor 2009 – wieder ohne die Daten der gesetzlichen Unfallversicherung an die Einzugsstellen übermitteln. Das wirkt sich wie folgt aus:

Eigenständige UV-Jahresmeldung

Erstmals für das Jahr 2015 müssen Arbeitgeber bis zum 16. Februar 2016 für jeden im Vorjahr (selbst wenn nur zeitweise) beschäftigten Arbeitnehmer

  • eine eigene UV-Jahresmeldung elektronisch abgeben,
  • zusätzlich zur Sozialversicherungsentgeltmeldung und
  • zusätzlich zum (vorerst noch Papier- oder Extranet-)Jahreslohnnachweis.

Die zu meldenden Daten müssen vorerst aus den Entgeltunterlagen ersichtlich sein. Zum 1. Januar 2017 richtet die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV e.V.) eine Stammdatendatei ein. Aus dieser können Arbeitgeber dann die wichtigsten Strukturdaten abrufen.

Wichtig | In der elektronischen UV-Jahresmeldung (Meldegrund „92“) muss das gesamte unfallversicherungspflichtige Arbeitsentgelt für 2015 enthalten sein, selbst wenn ein Teil bereits in einer sonstigen Meldung gemeldet wurde. Als Meldezeitraum gilt auch bei kürzeren Zeiträumen immer der „1.1. bis 31.12.“.

 

Sondermeldung für einmalig gezahltes Arbeitsentgelt entfällt

Künftig entfällt die Sondermeldung „91“ für Einmalzahlungen, die nur in der Unfallversicherung berücksichtigt werden. Wird eine Einmalzahlung nach dem Ende der Beschäftigung gezahlt, ist die ursprüngliche UV-Jahresmeldung zu stornieren und mit der Einmalzahlung neu abzugeben.

 

Korrekturmeldungen

Muss der Arbeitgeber im Jahr 2016 eine Entgeltmeldung für 2015 korrigieren, muss er die ursprüngliche Meldung wie üblich stornieren. Damit werden die bis dahin mitgemeldeten UV-Daten gelöscht. Deshalb muss er zusätzlich zur korrigierten Entgeltmeldung die UV-Jahresmeldung erstellen.

 

Gesonderte Meldung für Einmalzahlungen bei März-Klausel

Einmalzahlungen sind grundsätzlich im beitragspflichtigen Entgelt der auf die Zahlung folgenden Jahres-, Unterbrechungs- oder Abmeldung enthalten. In bestimmten Fällen sind Einmalzahlungen mit der Sondermeldung „54“ zu melden. Neu ist, dass auch für Einmalzahlungen, die im Rahmen der März-Klausel dem Vorjahr zuzuordnen sind, eine Sondermeldung zu erstellen ist. Das betrifft Einmalzahlungen, die Arbeitgeber zwischen dem 1. Januar und dem 31. März 2016 zahlen und die zusammen mit dem laufenden Entgelt die anteilige Beitragsbemessungsgrenze des entsprechenden Monats überschreiten.

 

Meldungen im Rentenverfahren

Für Arbeitnehmer, die bald in Rente gehen, muss der Arbeitgeber die gesonderte Meldung „57“ abgeben. Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) fordert dazu ab 1. Januar 2016 nicht mehr schriftlich, sondern elektronisch auf. Im Rahmen des „RV-BEA“ können Arbeitgeber auch Bescheinigungen der DRV elektronisch annehmen. Und seit 1. Juli 2015 ist es möglich, dass Arbeitgeber die Versicherungsnummer eines Arbeitnehmers elektronisch bei der DRV abfragen können.

 

Kinderkrankengeld

Die Verdienstangaben zum Bezug von Kinderkrankengeld können Arbeitgeber ab dem 1. Januar 2016 wieder elektronisch übermitteln. Auch wenn einige Datensätze entfallen, führen die seit 2015 geänderten Berechnungsmodalitäten weiterhin zu Schwierigkeiten, insbesondere beim Bezug von variablen bzw. schwankenden Einkünften.

Neu ist, dass der Arbeitgeber mit Meldegrund „42“ von der Krankenkasse das Ende der Entgeltersatzleistung anfordern kann (Rückmeldung mit „62“). Damit kann er zum Beispiel eine Überzahlung von Arbeitsentgelt vermeiden.


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