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Mahlzeitengestellung an Arbeitnehmer lohn- und umsatzsteuerlich korrekt behandeln

von StB Dipl. Finw. (FH) Michael Heuser, WTS Steuerberatungsges. mbH, Köln

 

Gewährt ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten, muss er sowohl die lohnsteuerlichen als auch die umsatzsteuerlichen Besonderheiten kennen. Dazu gibt es eine aktuelle Verfügung der OFD Niedersachsen vom Herbst 2015 sowie diverse Vorschriften in den Lohn- und Umsatzsteuerrichtlinien.

 

Sachverhalte, die nicht zur Steuerpflicht führen

Sachleistungen des Arbeitgebers, die auch im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung führen, sind als bloße Aufmerksamkeiten weder lohnsteuerlich noch umsatzsteuerlich relevant. Ebenso sind Sachleistungen dann ohne steuerliche Relevanz, wenn diese aus einem überwiegend eigenbetrieblichen Interesse veranlasst sind.

Beispiele ohne Lohn- und Umsatzsteuer aus der betrieblichen Praxis        

  • Aufmerksamkeiten, z. B. Tee, Kaffee, Softgetränke, Obst, Kekse in Kaffeeküche oder zu Besprechungen.

  • Außergewöhnlicher Arbeitseinsatz, z.B. Pizzabestellung für Mitarbeiter während dringender Projektarbeiten

  • Teilnahme an geschäftlicher Bewirtung, z.. B. bei Bewirtung von Geschäftsfreunden, Kunden, Mitarbeitern verbundener Unternehmen (unabhängig davon, ob Mitarbeiter selbst einlädt oder eingeladen wird).

  • Haustrunk, z. . B. Getränkeproduzent gewährt Kasten Bier oder Softgetränke. Innerhalb des Rabattfreibetrags von 1.080 Euro pro Jahr lohnsteuerfrei und grundsätzlich nicht umsatzsteuerbar.

 

Umsatzsteuerlich sind noch zwei Besonderheiten zu beachten:

  • Die Vorsteuer aus dem Einkauf der Lebensmittel bzw. aus ordnungsgemäßen Bewirtungsrechnungen ist für Unternehmen mit steuerpflichtigen Ausgangsumsätzen grundsätzlich abzugsfähig.

  • Ob eine (Waren-)Lieferung oder Dienstleistung vorliegt, ist nach dem Gesamtbild der Verhältnisse danach zu entscheiden, ob der Lebensmittel- oder der Dienstleistungsanteil qualitativ überwiegt. Zumeist wird die Mahlzeitengewährung als Dienstleistung gewertet. 

 

Sachverhalte, die Lohn- und Umsatzsteuer auslösen

Bei der Mahlzeitengestellung gibt es hauptsächlich folgende Sachverhalte, die Konsequenzen für die Lohn- und Umsatzbesteuerung haben:

 

Einzelne Arbeits- bzw. Belohnungsessen

Erhalten Arbeitnehmer an ihrer ersten Tätigkeitsstätte – also nicht im Rahmen einer Auswärtstätigkeit – eine kostenlose Mahlzeit oder wird ihnen die Rechnung eines Essens in einer Gaststätte erstattet, führt dieses „Belohnungsessen“ zu lohnsteuer- und beitragspflichtigem Arbeitslohn.

 

Beispiel : Belohnungsessen

Arbeitgeber A lädt einen Arbeitnehmer im Anschluss an ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt in ein nahegelegenes Restaurant ein.

 

Lohnsteuer: Die kostenlose Mahlzeitengestellung ist beim Arbeitnehmer steuerpflichtiger Arbeitslohn in Höhe des anteilig auf ihn entfallenden Bruttorechnungsbetrags (inkl. quittiertem Trinkgeld). Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer

  • mit dem individuellen Steuersatz des Arbeitnehmers versteuern (zu den Lohnunterlagen ist eine Rechnungskopie zu nehmen),

  • mit einem pauschalen Steuersatz i. S. d. § 40 Abs. 1 Nr. 1 EStG erheben – dazu wird im Gehaltsabrechnungssystem ein Sammelkonto eingerichtet (Rechnungskopie und Berechnungsgrundlagen gehören zum Lohn-/Sammelkonto) oder

  • pauschal mit 30 Prozent nach § 37b Abs. 2 EStG berechnen.

In allen drei Fällen gilt die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro i. S. d. § 8 Abs. 2 S. 11 EStG.


Umsatzsteuer:
Die kostenlose Mahlzeit ist grundsätzlich eine umsatzsteuerpflichtige Wertabgabe Da bei Erhalt der Rechnung in der Regel feststeht, welchem Zweck die Beköstigung dient, steht dem Unternehmer von vornherein kein Vorsteuerabzug zu. Im Gegenzug entfällt die Umsatzbesteuerung der Wertabgabe

Wichtig | Eine Lohnversteuerung entfällt, wenn fremde Dritte (z. B. der Kunde) oder Mitarbeiter von verbundenen Unternehmen teilnehmen. Dann fällt keine Umsatzsteuer an, und die Vorsteuer aus der Rechnung ist abziehbar.


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